Warum „Digital Adoption“ völlig unterschätzt wird – Ein ehrlicher Blick aus der Technik

Hallo zusammen. Die meisten von euch kennen mich: Ich bin Techniker durch und durch. Ich bin kein Verkäufer, kein Marketing-Stratege und erst recht kein professioneller Texter. Aber ich sehe täglich, wo es in Projekten hakt.
Heute möchte ich über ein Thema schreiben, bei dem ich – ganz ehrlich – schon beim Namen das Gesicht verziehe: Digital Adoption. Ich mag den Begriff nicht besonders, er klingt nach modernem Management-Sprech. aber wenn man unter die Haube schaut, steckt dahinter etwas, das für den Erfolg Ihrer Produkt-Projekte entscheidend sein kann.

Das Problem: Wenn das Werkzeug im Weg steht

Lassen Sie uns Klartext reden. Oft denken wir bei „Digital Adoption“ nur an kleine Sprechblasen oder Hilfetexte, die in einer App aufploppen. Wenn das alles wäre, könnten wir hier aufhören. Aber der wahre Mehrwert liegt tiefer. Ich möchte Ihnen einige Szenarien aus der Praxis zeigen:

Szenario1: Vom Excel-Profi zum Software-Anwender

Stellen Sie sich einen Lackier-Roboter-Hersteller vor. Die Ingenieure dort sind absolute Experten im Maschinenbau. Excel beherrschen sie im Schlaf. Aber modernes Requirements Engineering (Anforderungsmanagement) lässt sich heute nicht mehr sinnvoll in einer Tabelle abbilden – da braucht es Spezialsoftware mit Revisionssicherheit, Prozesssteuerung und Workflow bzw. State Machine.

Wer diese komplexen Werkzeuge nur alle paar Wochen nutzt, verzweifelt schnell. Das Ergebnis? Frustrierte Mitarbeiter und eine Flut anSupport-Tickets bei der IT.

Die Lösung: Statt jedes Mal ein Ticket zu schreiben, nutzt die IT Digital Adoption. Der Mitarbeiter klickt auf einen Link und erhält eine On-Screen-Klickanleitung direkt in der Anwendung – genau für sein spezifisches Problem.

• Das Resultat: Über 30 % Ersparnis bei Zeit und Kosten im Support. Das ist kein theoretischer Wert, sondern ermittelte Effizienzsteigerung bei einem Kunden.

Szenario2: Der Normen-Dschungel und das „Lernen unter Zeitdruck“

In Branchen wie Automotive, Medizintechnik oder Luftfahrt sind Normen für Cyber-Security und Safety Pflicht. Die Prozesse dahinter sind hochkomplex. Wer verliert da nicht mal den Überblick?

Normalerweise schickt man Mitarbeiter für drei Tage in eine Schulung. Das Problem: Die Schulung findet meistens genau dann statt, wenn im Projekt „die Hütte brennt“. Das Wissen ist bis zur eigentlichen Anwendung oft schon wieder weg.

Der smartere Weg: Mit einer Digital Adoption Platform werden Prozesse und Methoden direkt im CAD- oder ALM-System erklärt – genau dann, wenn der Mitarbeiter sie braucht.

• Lernen „Just-in-Time“s Man lernt am eigenen Desktop, im eigenen Tempo und kann es beliebig oft wiederholen. Ganz ohne den Druck einer starren Schulung.
• Das Resultat: Über 50 % Ersparnis bei Zeit und Kosten im Support. Das ist kein theoretischer Wert, sondern vom Kunden ermittelter Effizienzwert.

Szenario 3: Die „unsichtbare Leitplanke“ gegen den Fehler-Teufel

Stellen Sie sich ein weltweit agierendes Unternehmen mit Standorten von Berlin bis Shanghai vor. Überall sollen die gleichen Qualitätsstandards gelten. Doch die Realität im ERP-System (wie SAP) sieht anders aus: In jedem Land haben sich „kreative Eigenlösungen“ und Abkürzungen bei der Dateneingabe eingeschlichen.

Ein falsch gesetztes Häkchen bei den Zollbestimmungen oder eine vergessene Validierung in der Qualitätskontrolle reicht aus – und schon steht die Produktion still oder eine Lieferung hängt im Hafen fest. Das Problem: Manuelle Kontrolllisten liest niemand, und „Fat-Finger-Errors“ (Tippfehler) passieren unter Zeitdruck ständig.

Der smartere Weg: Digital Adoption fungiert hier als intelligente Leitplanke. Wenn ein Mitarbeiter einen Prozess startet, steuert das System im Hintergrund und sorgt damit für die Einhaltung des eigentlichen Prozessablaufs.

• Echtzeit-Korrektur: Tippt ein Kollege eine unplausible Chargennummer ein, erscheint sofort ein freundlicher Hinweis mit der richtigen Logik.
• Prozess-Zwang: Kritische Schaltflächen werden erst dann klickbar, wenn alle Pflichtschritte der Compliance-Richtlinie nachweislich durchlaufen wurden.
• Das Resultat: Über 40 % mehr Prozesssicherheit bei Einhaltung von Prozessen.

Mein Fazit als Techniker

Digital Adoption ist für mich deutlich mehr als nur ein paar bunte Sprechblasen auf dem Schirm. Wenn man es konsequent nutzt, ist es ein Werkzeug zur Effizienzsteigerung. Es spart bares Geld, schont die Nerven Ihrer Mitarbeiter und sorgt dafür, dass teure Software-Investitionen nicht im Sande verlaufen.

Man muss den Begriff nicht mögen – aber man sollte die Vorteile nutzen.

Matthias Kienle (hier rechts im Bild) ist mit Navi8 Partner der Firma Newired. Im Fokus der Partnerschaft sind sämtliche webbasierende Werkzeuge (Atlassian Jira + Confluence, Siemens Polarion, Clocko:do, NextERP, Salesforce, Monday, Hubspot und viele weitere ...) und vorallem Werkzeuge zum Applikationslebenszyklus (ALM), weil Matthias als Berater und mit seiner Expertise in Methoden, Prozessen und Werkzeugen, Kunden hier besonders unterstützen kann.

Matthias wirkte bei zahlreichen Projekte für Startup-, kleine und mittelständische Unternehmen sowie großen Konzernen mit. Seit November 2023 leitet er eine Beratungsfirma mit 6 Mitarbeitern.

Seine Kenntnisse erlangte er in stark regulierte Branchen wie Automotive, Luft- und Raumfahrt, Pharma und Medizintechnik. Ein Teil seiner Kunden kommt zwar aus weniger regulierten Bereich wie Agrar, aber der Großteil seiner Kunden kommt genau aus den oben genannten Bereichen. Er ist versiert in Methoden, Normen und Standards und strebt innovative Lösungen an, die traditionelle Ansätze herausfordern, ohne grundlegende Regeln zu verletzen.